Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Koality Time Anaokulu tarafından işlenmektedir.

Öğrenci kaydı gerçekleştikten sonra çocuklara, velilere, çalışanlara, ziyaretçilere ve kamera kayıtlarına ilişkin daha ayrıntılı veri işleme faaliyetleri için ayrıca ilgili aydınlatma metinleri sunulabilir.

• Adres: Ertuğrulgazi, Saha Sk. No:11, 26150 Tepebaşı/Eskişehir
• Telefon: +90 532 577 49 39
• E-posta ve KVKK başvuruları: hello@koalitytime.com.tr

2. İşlenen kişisel veriler

İletişim biçiminize ve talep ettiğiniz hizmete bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir.

Ziyaret veya ön kayıt aşamasında çocuğa ait sağlık, alerji, ilaç, engellilik veya benzeri özel nitelikli kişisel verilerin internet formu üzerinden gönderilmemesi rica olunur. Kayıt gerçekleştiğinde gerekli sağlık ve gelişim bilgileri ayrı aydınlatma süreçleri kapsamında ele alınır.

• Veli veya veli adayının adı, soyadı, telefon numarası, e-posta adresi ve iletişim tercihleri
• Ziyaret, randevu ve kayıt dönemi tercihleri ile talep, soru, öneri veya şikâyet içerikleri
• Telefon, WhatsApp, e-posta veya sosyal medya üzerinden yapılan iletişimlere ilişkin kayıtlar
• Çocuğun yaş grubu ve eğitim grubu belirlemeye yardımcı sınırlı bilgiler
• IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, işletim sistemi, ziyaret zamanı, görüntülenen sayfalar ile hata ve güvenlik kayıtları

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Ziyaret ve tanışma taleplerinin alınması, sizinle iletişim kurulması ve uygun görüşme zamanının belirlenmesi
• Ön kayıt ve kayıt süreçlerinin yürütülmesi ve eğitim hizmetleri hakkında bilgi verilmesi
• Soruların, önerilerin ve şikâyetlerin yanıtlanması
• İnternet sitesinin güvenli biçimde işletilmesi, bilgi güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması
• Olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması
• Ayrıca izin verilmesi hâlinde duyuru ve etkinlik iletişimlerinin gerçekleştirilmesi

4. Kişisel verilerin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hukuki sebeplerden uygun olanına dayanılarak işlenir. Açık rıza gereken hâllerde aydınlatma metni ile açık rıza beyanı ayrı olarak sunulur.

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati
• Gerekli faaliyetlerde ilgili kişinin veya çocuğun yasal temsilcisinin açık rızası

5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel veriler otomatik, kısmen otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle aşağıdaki kanallardan toplanabilir. Üçüncü taraf platformların kullanılması hâlinde ilgili platformların kendi gizlilik koşulları da uygulanabilir.

• koalitytime.com.tr internet sitesi ile ziyaret ve ön kayıt formları
• Telefon görüşmeleri, e-posta ve yüz yüze görüşmeler
• WhatsApp, Instagram ve diğer sosyal medya kanalları
• Yazılı başvurular ile internet sitesi sunucu ve güvenlik kayıtları

6. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, amaçla bağlantılı ve gerekli olduğu ölçüde hizmet sağlayıcılara ve yetkili mercilere aktarılabilir. Paylaşım yalnızca sunulan hizmetin gerektirdiği kapsamda yapılır.

• İnternet sitesi barındırma, teknik altyapı, e-posta, iletişim ve mesajlaşma hizmeti sağlayıcıları
• Bilgi teknolojileri ve siber güvenlik hizmeti sağlayıcıları
• Muhasebe, mali müşavirlik, hukuk ve danışmanlık hizmeti sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurumları, mahkemeler, icra müdürlükleri, kolluk ve denetim makamları

7. Yurt dışına veri aktarımı

Barındırma, e-posta, mesajlaşma, sosyal medya veya bulut altyapılarının yurt dışında bulunması hâlinde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir.

Böyle bir aktarım, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen uygun güvenceler, yeterlilik kararı, standart sözleşmeler, açık rıza veya ilgili diğer aktarım şartlarından uygun olanına dayanılarak gerçekleştirilir.

8. Saklama süreleri

Kişisel veriler, işlenme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuattaki saklama ile zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

• Sonuçlanmayan ziyaret ve ön kayıt talepleri: talebin kapanmasından itibaren en fazla 1 yıl
• Genel iletişim, talep ve şikâyet kayıtları: işlemin niteliğine göre en fazla 3 yıl
• Sözleşme ve ödeme kayıtları: ilgili mali ve hukuki saklama süreleri boyunca
• Sunucu ve güvenlik kayıtları: barındırma sağlayıcısının güvenlik ve saklama ayarları çerçevesinde
• İzin ve açık rıza kayıtları: ilgili faaliyet ve olası hukuki talepler için gerekli süre boyunca

9. Çocukların kişisel verileri

• Yalnızca eğitim, güvenlik, sağlık ve yasal yükümlülüklerin gerektirdiği ölçüde işlenir ve yetkisiz kişilerle paylaşılmaz.
• İnternet sitesi veya sosyal medyada veli izni olmaksızın yayımlanmaz.
• Fotoğraf ve video izinleri internet sitesi, sosyal medya, basılı materyal ve kapalı veli grubu gibi kanallar bakımından ayrı ayrı yönetilir.
• Veli izni verilmemesi, çocuğun eğitim hizmetlerinden yararlanmasını olumsuz etkilemez.
• Çocuğun mahremiyetine zarar verebilecek sağlık, davranış, gelişim veya aile bilgileri herkese açık mecralarda paylaşılmaz.

10. Fotoğraf ve video kullanımı

Okul etkinlikleri sırasında fotoğraf veya video çekilmesi hâlinde kullanım amacı ve paylaşım kanalı veliye açıkça bildirilir. Herkese açık tanıtım ve sosyal medya kullanımları için ayrıca açık rıza alınır; verilen izin geleceğe etkili olarak geri çekilebilir.

• Kurum içi eğitim ve gözlem kayıtları
• Kapalı veli iletişim gruplarında paylaşım
• İnternet sitesi ve sosyal medya hesaplarında yayımlama
• Basılı tanıtım materyalleri ve reklam kampanyaları

11. Veri güvenliği

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için işlenen verinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır.

• Yetki ve erişim sınırlandırmaları, güçlü parola ve uygun kimlik doğrulama önlemleri
• Güncel yazılım, güvenli bağlantı, aktarım ve yedekleme yöntemleri
• Personel gizlilik yükümlülükleri ve veri işleyenlerle güvenlik hükümleri
• Düzenli erişim kontrolleri, fiziksel belge güvenliği ve veri ihlali müdahale süreçleri

12. İlgili kişinin hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme
• İşlenme amacını, amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını ve aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme
• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini; şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhinize bir sonuca itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle doğan zararın giderilmesini talep etme

13. Başvuru yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi kimliğinizi doğrulayıcı bilgilerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç yasal süre içinde sonuçlandırılır.

• Ertuğrulgazi, Saha Sk. No:11, 26150 Tepebaşı/Eskişehir adresine şahsen veya noter aracılığıyla
• Daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden hello@koalitytime.com.tr adresine
• Mevzuatın izin verdiği diğer başvuru yöntemleriyle
• Başvuruda ad-soyad, imza, kimlik bilgisi, tebligat adresi, iletişim bilgileri, talebin konusu ve destekleyici belgeler yer almalıdır.